Kennis­­deling­­s­platform

Innovation Booster, Hogeschool Utrecht
,
2018-2019
  • Afstudeerproject
  • UX research
  • Digital product design
  • Prototype development
  • UI design
Sketch
Marvel
PHP
HTML
CSS
Javascript

Motherboard

Situatie

Iedere scale-up ervaart groeipijn. Zo ook Innovation Booster, die mij hebben gevraagd om te onderzoeken hoe een centraal platform voor informatie vorm kan krijgen, lettende op deze factoren: technologische trends en mogelijkheden, schaalbaarheid en het vooruitzicht om waarde op te leveren voor klanten. 

Het concept: Motherboard

Met Motherboard kunnen Boosters gemakkelijk een beeld vormen van de context waarin zij een project uitvoeren. Wie heeft al eerder met deze organisatie gewerkt? Wie hebben er soortgelijke projecten uitgevoerd? Zo hebben Boosters meer kansen om gericht elkaars expertise op te zoeken.

Motherboard is de centrale plek waar alle projecten worden geregistreerd. Het is een cruciale beginstap om met verdere inspanningen voor kennisdeling op voort te bouwen. Denk daarbij aan een standaardprocedure om de geleerde lessen uit projecten vast te leggen en terug te vinden, of een startkit voor het beginnen van een nieuw project.

Guiding principles

Ik heb deze principes opgesteld als deel van mijn research. Om succesvol te zijn moet het concept passen bij deze uitgangspunten.

  • Ownership: gebruikers dragen bewust de verantwoordelijkheid over hun eigen aandeel, rollen en verwachtingen zijn duidelijk. Ownership zal bijdragen aan de motivatie van Boosters om het product te gebruiken. 
  • Creëert waarde: het product moet iets toevoegen dat er nu nog niet is. 
  • Actietrigger: om het product gebruikt te laten worden, moet er een aantal momenten zijn die aanzetten tot gebruik.
  • Lage drempel: dit is essentieel om de aandacht van Boosters te behouden. Boosters zijn zich bewust van de kostbaarheid van hun tijd, het tempo ligt hoog. Ik kan uitgaan van een snel afgeleide doelgroep. 
  • Sociale context: sociaal gedrag raakt de kern van Boosterschap. Wanneer het gebruik van het product te verankerd is in onderling gedrag van de doelgroep, is gegarandeerd dat er actietriggers zullen zijn. 
  • Schaalbaar: dit is relevant omdat de organisatie grote ambities heeft om te groeien en omdat er kantoren zijn in verschillende geografieën.
  • Empower Boosters: ongeacht de propositie van het concept, de achterliggende doelstelling moet zijn om het voor Boosters gemakkelijker te maken om hun werk te doen.

Proces 

Understand

  • Vooronderzoek: interviews om gebruikersgroepen te definiëren.
  • Onderzoeksvraag en theoretisch kader bepaald.
  • Kwalitatieve research om Pains en Gains van de verschillende gebruikersgroepen in kaart te brengen.
  • Kwantitatieve research naar de waardering van deze Pains en Gains binnen de gehele organisatie.

Define

  • Guiding Principles opgesteld.
  • Voorgaande concepten onderzocht.
  • Diverse waardeproposities bedacht en getoetst.
  • Concept bepaald.

Design & Evaluate

  • Functionerend MVP gebouwd in PHP, feedback verzameld.
  • Mobile Prototypes ontworpen met twee verschillende navigaties. 
  • Designiteratie.

Deliver

  • Conclusie en advies opgeleverd.

Motherboard

Motherboard

Situatie

Iedere scale-up ervaart groeipijn. Zo ook Innovation Booster, die mij hebben gevraagd om te onderzoeken hoe een centraal platform voor informatie vorm kan krijgen, lettende op deze factoren: technologische trends en mogelijkheden, schaalbaarheid en het vooruitzicht om waarde op te leveren voor klanten. 

Het concept: Motherboard

Met Motherboard kunnen Boosters gemakkelijk een beeld vormen van de context waarin zij een project uitvoeren. Wie heeft al eerder met deze organisatie gewerkt? Wie hebben er soortgelijke projecten uitgevoerd? Zo hebben Boosters meer kansen om gericht elkaars expertise op te zoeken.

Motherboard is de centrale plek waar alle projecten worden geregistreerd. Het is een cruciale beginstap om met verdere inspanningen voor kennisdeling op voort te bouwen. Denk daarbij aan een standaardprocedure om de geleerde lessen uit projecten vast te leggen en terug te vinden, of een startkit voor het beginnen van een nieuw project.

Guiding principles

Ik heb deze principes opgesteld als deel van mijn research. Om succesvol te zijn moet het concept passen bij deze uitgangspunten.

  • Ownership: gebruikers dragen bewust de verantwoordelijkheid over hun eigen aandeel, rollen en verwachtingen zijn duidelijk. Ownership zal bijdragen aan de motivatie van Boosters om het product te gebruiken. 
  • Creëert waarde: het product moet iets toevoegen dat er nu nog niet is. 
  • Actietrigger: om het product gebruikt te laten worden, moet er een aantal momenten zijn die aanzetten tot gebruik.
  • Lage drempel: dit is essentieel om de aandacht van Boosters te behouden. Boosters zijn zich bewust van de kostbaarheid van hun tijd, het tempo ligt hoog. Ik kan uitgaan van een snel afgeleide doelgroep. 
  • Sociale context: sociaal gedrag raakt de kern van Boosterschap. Wanneer het gebruik van het product te verankerd is in onderling gedrag van de doelgroep, is gegarandeerd dat er actietriggers zullen zijn. 
  • Schaalbaar: dit is relevant omdat de organisatie grote ambities heeft om te groeien en omdat er kantoren zijn in verschillende geografieën.
  • Empower Boosters: ongeacht de propositie van het concept, de achterliggende doelstelling moet zijn om het voor Boosters gemakkelijker te maken om hun werk te doen.

Proces 

Understand

  • Vooronderzoek: interviews om gebruikersgroepen te definiëren.
  • Onderzoeksvraag en theoretisch kader bepaald.
  • Kwalitatieve research om Pains en Gains van de verschillende gebruikersgroepen in kaart te brengen.
  • Kwantitatieve research naar de waardering van deze Pains en Gains binnen de gehele organisatie.

Define

  • Guiding Principles opgesteld.
  • Voorgaande concepten onderzocht.
  • Diverse waardeproposities bedacht en getoetst.
  • Concept bepaald.

Design & Evaluate

  • Functionerend MVP gebouwd in PHP, feedback verzameld.
  • Mobile Prototypes ontworpen met twee verschillende navigaties. 
  • Designiteratie.

Deliver

  • Conclusie en advies opgeleverd.

Key insights

  • IB als organisatie gaat voor een 9, maar scoort nu nog veel te laag op kennisdeling: een 6,2. Er is dus duidelijk ruimte voor verbetering. 
  • De connectie tussen de geografieën vindt vrijwel alleen plaats via de Partner Boosters. Boosters in Griekenland en de VS lijden hier het zwaarst onder: zij voelen zich niet verbonden met het hoofdkwartier en weten niet bij wie ze terecht kunnen.
  • Boosters in Nederland zouden meer kunnen leren van hun collega’s in het buitenland
  • Men weet niet altijd bij wie men terecht kan met een vraag of welk eerder project er raakvlak heeft met iemands huidig project. 
  • Het bijhouden van een lijst van Best Practices past niet goed in de cultuur van de organisatie, omdat het niet laagdrempelig is en teveel tijd kost om de kennis vast te leggen en op te zoeken.
  • Bij vragen gaat men met elkaar in gesprek, in plaats van documentatie te lezen en experts geven liever ondersteuning bij gerichte vragen dan dat ze hun kennis vastleggen. Daarom zal mijn oplossing vooral indexerend moet zijn, niet inhoudelijk.

Key insights

Key insights

  • IB als organisatie gaat voor een 9, maar scoort nu nog veel te laag op kennisdeling: een 6,2. Er is dus duidelijk ruimte voor verbetering. 
  • De connectie tussen de geografieën vindt vrijwel alleen plaats via de Partner Boosters. Boosters in Griekenland en de VS lijden hier het zwaarst onder: zij voelen zich niet verbonden met het hoofdkwartier en weten niet bij wie ze terecht kunnen.
  • Boosters in Nederland zouden meer kunnen leren van hun collega’s in het buitenland
  • Men weet niet altijd bij wie men terecht kan met een vraag of welk eerder project er raakvlak heeft met iemands huidig project. 
  • Het bijhouden van een lijst van Best Practices past niet goed in de cultuur van de organisatie, omdat het niet laagdrempelig is en teveel tijd kost om de kennis vast te leggen en op te zoeken.
  • Bij vragen gaat men met elkaar in gesprek, in plaats van documentatie te lezen en experts geven liever ondersteuning bij gerichte vragen dan dat ze hun kennis vastleggen. Daarom zal mijn oplossing vooral indexerend moet zijn, niet inhoudelijk.

Innovation Toolkit

Concept: “Maak de verschillende tools tastbaar en geef aanleiding om te leren” 

Om het concept te evalueren is als prototype een kaartenset gemaakt, met één kaart voor elke methodologie, onderverdeeld in categorieën. Op de achterkant van de kaart staan experts bij wie men diepgang kan zoeken. 

Les: bij het uiteindelijke concept moet er een duidelijk moment bestaan waarop mensen het product zouden gebruiken. Onderhoud en schaalbaarheid zijn daarnaast ook belangrijk. Er wordt positief gereageerd op het indexerende aspect van doorverwijzen naar mensen met ervaring. 

Innovation Toolkit

Onderzocht concept 1 van 4

Innovation Toolkit

Onderzocht concept 1 van 4

Concept: “Maak de verschillende tools tastbaar en geef aanleiding om te leren” 

Om het concept te evalueren is als prototype een kaartenset gemaakt, met één kaart voor elke methodologie, onderverdeeld in categorieën. Op de achterkant van de kaart staan experts bij wie men diepgang kan zoeken. 

Les: bij het uiteindelijke concept moet er een duidelijk moment bestaan waarop mensen het product zouden gebruiken. Onderhoud en schaalbaarheid zijn daarnaast ook belangrijk. Er wordt positief gereageerd op het indexerende aspect van doorverwijzen naar mensen met ervaring. 

Motherboard

Concept: “Een grote doorzoekbare tabel met alle projecten van IB” 

Dit concept is aan verschillende Boosters voorgelegd aan de hand van deze visualisatie. De reacties vanuit de doelgroep waren positief. Ik kreeg veel de reactie dat ik na moest zorgen dat het duurzaam geïmplementeerd werd. Deze uitkomst is consistent met de guiding principles.

Via een formulier komt het huidige project van de gebruiker in het systeem (geel). Het systeem geeft op basis daarvan suggesties (bauw en rond). De gebruiker kan handmatig op zoek gaan naar relevante projecten door zoektermen in te voeren. Via de gevonden projecten komt de gebruiker bij de juiste expert of bij de drivebestanden die hij/zij zoekt. 

Motherboard

Onderzocht concept 2 van 4

Motherboard

Onderzocht concept 2 van 4

Concept: “Een grote doorzoekbare tabel met alle projecten van IB” 

Dit concept is aan verschillende Boosters voorgelegd aan de hand van deze visualisatie. De reacties vanuit de doelgroep waren positief. Ik kreeg veel de reactie dat ik na moest zorgen dat het duurzaam geïmplementeerd werd. Deze uitkomst is consistent met de guiding principles.

Via een formulier komt het huidige project van de gebruiker in het systeem (geel). Het systeem geeft op basis daarvan suggesties (bauw en rond). De gebruiker kan handmatig op zoek gaan naar relevante projecten door zoektermen in te voeren. Via de gevonden projecten komt de gebruiker bij de juiste expert of bij de drivebestanden die hij/zij zoekt. 

Project Learnings

Concept: “Een standaardprocedure om vast te leggen wat er geleerd is van een project”

Als experiment liet ik een Booster die net zijn project had afgerond, de lessen uit dat project vastleggen met de hulp van een collega. Ze merkten samen dat ze hier niet goed voor waren uitgerust, en dat een overzicht van de reflecties gedurende het project hierbij zou helpen.

Op basis van deze finding is het concept aangeslepen dat als uitbreiding van Motherboard kan bestaan, zie illustratie. In een formulier reflecteert de gebruiker wekelijks op drie punten (1, 2, 3). Deze worden tijdens de wekelijkse operations meeting gebruikt om de voortgang van projecten te bespreken. Via Motherboard kunnen de projectverslagen ingezien worden die aan de hand van deze reflecties worden opgesteld. 

Project Learnings

Onderzocht concept 3 van 4

Project Learnings

Onderzocht concept 3 van 4

Concept: “Een standaardprocedure om vast te leggen wat er geleerd is van een project”

Als experiment liet ik een Booster die net zijn project had afgerond, de lessen uit dat project vastleggen met de hulp van een collega. Ze merkten samen dat ze hier niet goed voor waren uitgerust, en dat een overzicht van de reflecties gedurende het project hierbij zou helpen.

Op basis van deze finding is het concept aangeslepen dat als uitbreiding van Motherboard kan bestaan, zie illustratie. In een formulier reflecteert de gebruiker wekelijks op drie punten (1, 2, 3). Deze worden tijdens de wekelijkse operations meeting gebruikt om de voortgang van projecten te bespreken. Via Motherboard kunnen de projectverslagen ingezien worden die aan de hand van deze reflecties worden opgesteld. 

Project Startkit

Concept: “Een checklist die Boosters helpt bij het beginnen van hun projecten” 

Wat zou Boosters triggeren om Motherboard te gebruiken? Het begin van een project leek me een logisch uitgangspunt. Het concept zou een uitbreiding zijn op het product Motherboard. Doordat de gebruiker info op maat aanvraagt voor haar nieuwe project, worden details over het project zelf in kaart gebracht. 

Na een aantal verkennende gesprekken bleek het onduidelijk of er behoefte was aan een standaardprocedure om projecten te starten, omdat de verschillen tussen projecten groot zijn. Daarom is dit concept geparkeerd. Een kracht van dit concept is het gebruik van eenzelfde touchpoint voor het opgeven en aanvragen van informatie, wat het documenteren van informatie aantrekkelijker maakt.

Project Startkit

Onderzocht concept 4 van 4

Project Startkit

Onderzocht concept 4 van 4

Concept: “Een checklist die Boosters helpt bij het beginnen van hun projecten” 

Wat zou Boosters triggeren om Motherboard te gebruiken? Het begin van een project leek me een logisch uitgangspunt. Het concept zou een uitbreiding zijn op het product Motherboard. Doordat de gebruiker info op maat aanvraagt voor haar nieuwe project, worden details over het project zelf in kaart gebracht. 

Na een aantal verkennende gesprekken bleek het onduidelijk of er behoefte was aan een standaardprocedure om projecten te starten, omdat de verschillen tussen projecten groot zijn. Daarom is dit concept geparkeerd. Een kracht van dit concept is het gebruik van eenzelfde touchpoint voor het opgeven en aanvragen van informatie, wat het documenteren van informatie aantrekkelijker maakt.

Value Proposition

Value Proposition

Motherboard aan de hand van het Value Proposition Canvas

Value Proposition

Motherboard aan de hand van het Value Proposition Canvas

MVP in PHP

Dit MVP heeft een functionerend backend waarin gebruikers projecten kunnen toevoegen en een doorzoekbare tabel die alle projecten weergeeft. Er is weinig aandacht besteed aan esthetiek, zodat de kernaspecten van het systeem snel getest konden worden. 

Het product is geëvalueerd aan de hand van formele usability testen en een aantal informele demonstraties. 

Inzichten uit onderzoek:

  • Een aantal kleine aanpassingen was nodig m.b.t. de manier waarop het systeem informatie verwerkt en toont. 
  • Het werd duidelijk dat de homepagina en de projectentabel minder informatie tegelijk moeten tonen.
  • Interactie-elementen mogen prominenter aanwezig zijn. 
  • Het product zou meer natuurlijke interacties mogen hebben, zoals visuele feedback bij het toevoegen van een project.
  • Een aantal features is voorgesteld voor latere overweging.
  • Boosters zien potentiële waarde in het product.

MVP in PHP

1e prototype van Motherboard

MVP in PHP

1e prototype van Motherboard

Dit MVP heeft een functionerend backend waarin gebruikers projecten kunnen toevoegen en een doorzoekbare tabel die alle projecten weergeeft. Er is weinig aandacht besteed aan esthetiek, zodat de kernaspecten van het systeem snel getest konden worden. 

Het product is geëvalueerd aan de hand van formele usability testen en een aantal informele demonstraties. 

Inzichten uit onderzoek:

  • Een aantal kleine aanpassingen was nodig m.b.t. de manier waarop het systeem informatie verwerkt en toont. 
  • Het werd duidelijk dat de homepagina en de projectentabel minder informatie tegelijk moeten tonen.
  • Interactie-elementen mogen prominenter aanwezig zijn. 
  • Het product zou meer natuurlijke interacties mogen hebben, zoals visuele feedback bij het toevoegen van een project.
  • Een aantal features is voorgesteld voor latere overweging.
  • Boosters zien potentiële waarde in het product.

Mobile UI Design

Door het product als mobiele app te verbeelden, werd ik als ontwerper geforceerd om de meest relevante info te prioriteren en de flow van gebruik verder te overwegen. Ik gebruikte deze kans om een visuele identiteit aan te brengen in de interface. 

De twee versies hebben verschillende navigaties. Door deze prototypes aan Boosters voor te leggen, hun gedrag te observeren en voorkeuren uit te vragen kwam naar voren dat de informatiebehoefte van de gebruiker per context enorm kan verschillen. Het kan dus interessant zijn om overzichten vorm te geven voor veel verschillende scenario’s.

Mobile UI Design

2e prototype van Motherboard

Mobile UI Design

2e prototype van Motherboard

Door het product als mobiele app te verbeelden, werd ik als ontwerper geforceerd om de meest relevante info te prioriteren en de flow van gebruik verder te overwegen. Ik gebruikte deze kans om een visuele identiteit aan te brengen in de interface. 

De twee versies hebben verschillende navigaties. Door deze prototypes aan Boosters voor te leggen, hun gedrag te observeren en voorkeuren uit te vragen kwam naar voren dat de informatiebehoefte van de gebruiker per context enorm kan verschillen. Het kan dus interessant zijn om overzichten vorm te geven voor veel verschillende scenario’s.

Mobile Prototype, Versie A

Versie A is voornamelijk gericht op projecten, waarbij eigen projecten van de gebruiker apart worden gerepresenteerd.

Mobile Prototype, Versie A

Mobile Prototype, Versie A

Versie A is voornamelijk gericht op projecten, waarbij eigen projecten van de gebruiker apart worden gerepresenteerd.

Mobile Protoype, Versie B

Versie B legt vooral nadruk op collega’s, klanten en methodes, waarbij projecten naar de achtergrond verdwijnen. 

Mobile Protoype, Versie B

Mobile Protoype, Versie B

Versie B legt vooral nadruk op collega’s, klanten en methodes, waarbij projecten naar de achtergrond verdwijnen. 

Interface II

Dit is de samenkomst van de inzichten uit de vorige iteraties. De huisstijl is doorgevoerd en het ontwerp is opgesplitst in een persoonlijk gedeelte en een totaaloverzicht. 

De navigatie van het mobiele ontwerp is aangepast, een samenvoeging van designs A en B. Het resultaat schetst een toekomstvisie voor het systeem, vanuit mobile UI perspectief.

Interface II

Interface II

Dit is de samenkomst van de inzichten uit de vorige iteraties. De huisstijl is doorgevoerd en het ontwerp is opgesplitst in een persoonlijk gedeelte en een totaaloverzicht. 

De navigatie van het mobiele ontwerp is aangepast, een samenvoeging van designs A en B. Het resultaat schetst een toekomstvisie voor het systeem, vanuit mobile UI perspectief.

Implementatie en reflectie

Implementatie

Het was al snel duidelijk dat een succesvolle adaptatie van het systeem binnen de scope van mijn opdracht en de bestaande bedrijfscultuur niet tot stand zou komen. Desondanks heeft het project wel verduidelijkt waar het uitgangspunt zou kunnen liggen voor Innovation Booster om interne kennisdeling te verbeteren.

Reflectie

Mocht ik in de toekomst weer deze probleemstelling tegenkomen, dan zou ik pas beginnen als ik een duidelijk commitment tot verandering heb gezien bij de organisatie. Ik zou bestaande tools verkiezen boven een eigen design en vooral de nadruk leggen op het vormgeven of aanpassen van de rituelen binnen de organisatie.  

Implementatie en reflectie

Implementatie en reflectie

Implementatie

Het was al snel duidelijk dat een succesvolle adaptatie van het systeem binnen de scope van mijn opdracht en de bestaande bedrijfscultuur niet tot stand zou komen. Desondanks heeft het project wel verduidelijkt waar het uitgangspunt zou kunnen liggen voor Innovation Booster om interne kennisdeling te verbeteren.

Reflectie

Mocht ik in de toekomst weer deze probleemstelling tegenkomen, dan zou ik pas beginnen als ik een duidelijk commitment tot verandering heb gezien bij de organisatie. Ik zou bestaande tools verkiezen boven een eigen design en vooral de nadruk leggen op het vormgeven of aanpassen van de rituelen binnen de organisatie.  

Gerelateerde projecten

Lievens Bikes

  • Website redesign
  • Doelgroeponderzoek
  • Huisstijl
  • Verfijnen teksten
  • Bouw en beheer

Franklin​Covey

  • Redesign certificaatpagina
  • Evaluatie/audit
  • Web design
  • Front-end development
Alle projecten